Система учёта медицинских изделий в ЦСО

Главные особенности:

• Детальное протоколирование процессов стерилизации, мойки/дезинфекции
• Встроенная служба безопасности
• Планирование и контроль производства
• Оптимизация ресурсов

Современная технология обработки изделий медицинского назначения – Гарантстер.
Система Гарантстер – это система документирования, контроля и учета инструментов в ЦСО.

Широкие возможности отслеживания и управления позволяют оптимизировать поток медицинских инструментов. Благодаря персонализации каждой операции и жесткой регламентации повышается ответственность и улучшается качество работы персонала.

Возможности Гарантстер:

• Соединение системы с оборудованием (стерилизаторы, моечные машины, термосварочные машины для упаковки инструментов)
• Протоколирование данных.

Преимущества Гарантстер:

• Нормирование трудозатрат при выполнении любых работ в ЦСО;
• Документирование и архивация данных о работе стерилизационного оборудования;
• Получение статистических данных об обороте инструментов.
• Помощь персоналу ЦСО при работе со сложными наборами.

Применение системы Гарантстер не требует компьютерных знаний от персонала, что позволяет в кратчайшие сроки произвести обучение и наладить работу АПК Гарантстер. Вся работа производится с помощью сканеров штрих-кодов на основе инструкций (шаблонов) на каждом рабочем месте.

Классическая форма организации работ в центральных стерилизационных отделениях (ЦСО) недостаточно эффективна для реализации потенциальных возможностей централизованной стерилизации.

По статистике большинство случаев некачественной стерилизации, как при наличии в ЦСО современного высококачественного оборудования, так и при его отсутствии, связано с так называемым «человеческим фактором», т.е. с невнимательностью персонала, не обдумыванием собственных действий. Иногда даже возникают случаи намеренного нарушения регламентов обработки изделий для экономии времени и более скорого окончания рабочего дня. При таком подходе пострадавшим становится совершенно невиновный человек – пациент. Применение программы Гарантстер вынуждает персонал ЦСО становится более дисциплинированными и ответственными. Перед регистрацией своих действий каждый сотрудник сканирует штрих-код, идентифицирующий пользователя. При попытке пропустить работы, которые однозначно указаны в регламенте обработки каждого изделия, дальнейшая работа с изделием будет заблокирована до того момента, пока весь порядок работ не будет выполнен. В случае ошибки при выборе неправильной программы стерилизации или мойки на экран будет выведено сообщение об ошибке, сопровождаемое звуковым сигналом. Подобных автоматических проверок в системе предусмотрено множество, что позволяет снизить риск возникновения «человеческого фактора» до минимума.

Применяя в ежедневной работе Гарантстер, который представляет собой передовую информационную технологию, персонал ЦСО чувствует себя приближенным к современным технологиям, шагающим в ногу со временем.

Будучи системой, состоящей из модулей, и с возможностью наращивания, Гарантстер может быть адаптирован к ЛПУ любого размера с большими функциональными возможностями, которые возникают из принципов, заложенных в систему Гарантстер.

Принципы, заложенные в Гарантстер
Стандартизация / Упрощенные методы производства

Использование сканеров (подсоединенных кабелем, работающих на частоте радиоволн и портативных) на упаковочных столах, местах приема и выдачи изделий, в зонах загрузки стерилизаторов и одобрения процессов стерилизации, при регистрации контрольных проб, а также при загрузке моечно-дезинфекционных машин и одобрении процессов предстерилизационной очистки делает ввод данных безопасным и доступным. Ни каких специальных знаний и навыков в области информационных технологий от персонала ЦСО не требуется. На каждом рабочем месте расположены образцы штрих – кодов и порядок их сканирования. Благодаря встроенным механизмам контроля, каждый сканируемый шаг проверяется на правильную последовательность выполнения. Это означает, что ни один шаг в процессе не может быть пропущен, без наличия какой-либо особенной причины.

Упаковочные листы и этикетки, автоматически распечатанные на упаковочных столах непосредственно перед использованием, устраняют необходимость хранения сотен бумажных записей на складе. Данная технология значительно упрощает процесс документирования и извлечения имеющихся записей.

База данных Гарантстер достаточно гибкая и дружелюбна для пользователей. Глобальные изменения в настройках системы производятся только один раз при установке.

Полная прослеживаемость.

Применяя технологию Гарантстер, имеется возможность:

Проследить весь производственный цикл каждого материала, единичного изделия или набора изделий, прошедших обработку в ЦСО от приема до выдачи в разрезе ответственных исполнителей на всех этапах. Таким образом, руководитель ЦСО может делегировать ответственность за каждое действие с инструментом до конечного исполнителя работ – сотрудника ЦСО.

Индивидуально промаркировать любое изделие или набор, наклеив распечатанную этикетку на стерилизационную упаковку. Этикетка содержит всю необходимую информацию об изделии: отделение-владелец инструмента, дата стерилизации и срок годности изделия, используемая программа мойки и стерилизации, инициалы сотрудника, который упаковал изделие. Также на этикетке расположены три дублирующих друг друга штрих-кода, в которых зашифрован уникальный номер изделия, обработанного в ЦСО. Поскольку этикетка имеет прослойку, т.е. является двухслойной, то части этикетки со штрих — кодами можно переклеить с упаковки, например, в карту пациента, либо какой-нибудь журнал учета стерильных изделий.

Установить связь:

Пациент – Инструмент – Сотрудник ЦСО – Предстерилизационная очистка –Контрольные пробы — Процесс стерилизации

Получить документальное свидетельство, что пациент был прооперирован стерильным инструментом. Доказательство, что пациент не мог приобрести инфекцию при операции или от контакта с инструментом.

Получить расчет стоимости всех работ и упаковочных материалов, используемых в производстве стерильных изделий. Расчет может быть использован при работе с внешними заказчиками услуг ЦСО на коммерческой основе.

Учесть трудозатраты каждого сотрудника ЦСО. Установив значения в баллах за выполнение каждого вида работ в регламентах обработки изделий, можно быстро при помощи специального отчета рассчитать, сколько баллов наработал сотрудник и в соответствии с этим его заработную плату. Механизм также может быть использован для выявления и мотивирования лучших сотрудников ЦСО.

Обучить новых сотрудников ЦСО правильной номенклатуре и упаковке наборов инструментов, сделав несколько настроек в системе. Тогда на этапе упаковки по запросу Гарантстер отображает на экране для определенных или всех сотрудников изображения, например фотографии, а также видео или звуковые файлы, относящиеся к тому или иному набору. У персонала отпадает необходимость задаваться вопросами, например, каков полный состав конкретного набора? Как его правильно упаковать и рационально использовать упаковочный материал?

Детальное протоколирование процессов стерилизации и мойки/дезинфекции

Система Гарантстер особенно уникальной выглядит в зоне стерилизации ЦСО или при операционных блоках.

Система Гарантстер:

Подключается непосредственно к блоку управления практически всех стерилизаторов и моечно-дезинфекционных машин, имеющих систему управления PACS.

Записывает всю необходимую информацию от стерилизаторов в режиме реального времени, включая такие важные параметры как давление и температура.

Определяет и записывает содержимое внутри стерилизаторов в разрезе каждого отдельного цикла.

Отображает процесс стерилизации в графическом виде во время действия.

Сохраняет данные для дальнейшего документального подтверждения и удобной эксплуатации.

Встроенная служба безопасности и поддержки для эффективной производительности

Система Гарантстер использует собственный участок локальной сети, отделённый от других участков активным сетевым устройством (маршрутизатором), что позволяет достигать следующее:

Сбор данных надежно защищен независимо от количества сетевого трафика, получаемого при производстве.

Другие госпитальные системы (включая те, которые содержат данные о пациентах) могут быть защищены от неавторизованного доступа через систему Гарантстер.

Используя удаленный доступ, система Гарантстер может быть инспектирована круглосуточно/ежедневно и поддержка, либо техническое обслуживание может быть проведено более рациональным образом.

Различные службы сервиса, включающие «горячую линию», удаленный доступ, автоматическую отправку писем-отчетов по e-mail и другие службы могут быть использованы в зависимости от индивидуальных нужд ЛПУ.

Подписка на обновления позволяет пользователям мгновенно получать последние версии программы и поддерживать свою систему в актуальном виде.

Планирование и контроль производства / Оптимизация ресурсов
Система Гарантстер рассчитана на регистрирование и документирование всех этапов производства в ЦСО, но также имеет всестороннюю систему генерации отчетов. Имеется возможность по запросу напечатать:

Протоколы паровой и газовой стерилизации.

Согласно требованиям контролирующих органов в РФ операторы стерилизаторов обязаны ежедневно заполнять журналы стерилизации, утвержденной формы. Они должны содержать информацию о номенклатуре и порядке прохождения изделий через стерилизатор в разрезе отделений с указанием программы стерилизации, времени начала и окончания цикла. Используя T-DOC, всю эту информацию оператор может получить, распечатав соответствующий протокол, не прибегая к рутинному ручному заполнению. После чего оператору останется только вклеить сработавшие индикаторы в специальную колонку и поставить свою подпись.

Протоколы контроля качества предстерилизационной очистки.

Согласно требованиям контролирующих органов персонал ЦСО обязан ежедневно заполнять журналы, утвержденной формы, в которых регистрируются результаты контрольных проб на «скрытую» кровь, остатки щелочных детергентов, жира и соли. Применяя Гарантстер, персонал регистрирует результаты контрольных проб, используя сканеры штрих — кодов, затем распечатывает отчет-протокол и ставит собственную подпись.

Требования для отделений.

Самым трудоемким этапом на всем производственном цикле является прием изделий, т.к. персонал регистрирует количество принятых на обработку в ЦСО изделий от отделений. Для оптимизации работ на данном этапе применяются шаблоны требований, на каждом из которых имеется штрих-код отделения и для каждого отделения в базу данных, как первичную информацию, заносится уникальный список тех изделий, которые могут быть отправлены в ЦСО. Таким образом, чтобы на экране отобразился этот список, пользователь просто сканирует штрих-код отделения и затем сканирует штрих — коды цифр, в соответствии со значениями, указанными на бумажном носителе – требовании.

Статистику производительности в разрезе отделений или внутреннего пользования.

Сведения о производительности могут быть собраны и использованы для планирования и оптимизации работ при подготовке стерильных изделий.

Документацию обо всех процессах стерилизации.

Этот отчет отображает все необходимые данные о циклах, включая параметры давления и температуры. Также включает графический вывод данных.

Отчет об изделиях с неправильным статусом.

Этот отчет позволяет увидеть расхождения в процентном соотношении ошибок при подготовке стерильных изделий. Мероприятия по пересчету могут быть проведены сразу, как только информация об исчезнувших изделиях или подготовленных с ошибками изделиях становится доступной.

Отчёты, содержащие первичную информацию.

Эти отчеты могут быть использованы для получения списков данных о единичных изделиях, наборах, регламентах, отделениях, сотрудниках и т.д.